Program prepravných dokladov je jednou z konfigurácií softvéru Universal Accounting System, vytvorený na kontrolu prepravných dokladov, ktoré musia sprevádzať náklad, a dokladov preukazujúcich prihlásenie vozidiel na prepravu tovaru. Tieto a ďalšie možno považovať za prepravné doklady. Program vypĺňania prepravných dokladov zabezpečuje toto vypĺňanie v automatickom režime, pre ktorý program ponúka špeciálne formuláre, nazývané okná, cez ktoré sa do programu zadávajú primárne a aktuálne údaje pre samotné premietnutie výrobného procesu.
Formuláre na vypĺňanie prepravných dokladov majú špeciálny formát a plnia dve úlohy – zrýchliť vyplnenie a nadviazať vzťah medzi novými hodnotami a tými, ktoré sú už zahrnuté v programe vypĺňania prepravných dokladov. Zvláštnosť formátu spočíva vo vypĺňacích poliach - obsahujú buď vstavané menu s možnosťami odpovede (manažér si musí vybrať vhodnú), alebo poskytujú aktívny prechod do konkrétnej databázy, aby si v nej vybral požadovanú pozíciu a potom sa tiež vráťte do formulára. To samozrejme zrýchľuje vypĺňanie a údaje sú navzájom prepojené cez menu s odpoveďami a/alebo odkazom na databázu.
Odpovede v ponuke vypĺňacích polí sú vždy rôzne a obsahujú informácie o hlavnom záujemcovi – či ide o zákazníka, vozidlo, alebo produkt, v závislosti od vypĺňaného formulára. Vďaka tomuto vyplneniu je vylúčená možnosť chýb pri vypĺňaní formulára, čo dáva prepravným dokladom záruku, že budú vyhotovené presne. Po vyplnení formulára a zohľadnení informácií v ňom zapísaných sa automaticky vygenerujú prepravné doklady, pre ktoré sa využíva regulačná a referenčná báza odvetvia, integrovaná v programe na vypĺňanie prepravných dokladov a metodiky odporúčaní pre evidenciu. podľa legislatívnych aktov, právnych noriem, colných požiadaviek. Takto spracovaná dokumentácia má oficiálne schválený štandard, jej automatické vypĺňanie sa riadi stanovenými pravidlami, nedochádza k chybám, čo je dôležité pri preprave tovaru cez rôzne územia.
Účtovný program prepravných dokladov ponúka elektronickú správu dokladov, kedy vygenerovaná dokumentácia podlieha automatickému evidovaniu v elektronickej evidencii, vytvorenej aj evidenčným programom. V tomto prípade program vedie záznam s priebežným číslovaním, pričom štandardne nastaví aktuálny dátum v zázname, následne vygeneruje súbory zodpovedajúce obsahu dokumentácie, sleduje ich vrátenie po podpísaní a sleduje, či je uložený originál alebo naskenovaná kópia. v programe. Program evidencie prepravných dokladov predpokladá vykonanie vyššie uvedeného samostatného procesu pri zriaďovaní kontroly nad registračnou dokumentáciou vydanou pre dané vozidlo s uvedením doby jej platnosti spolu s vodičským preukazom, aby boli vozidlá a vodiči plne vyzbrojení. pred každým letom. Keď sa doba platnosti blíži ku koncu, program upozorní zodpovedných na blížiacu sa výmenu prepravných dokladov, aby bol dostatok času na novú registráciu.
Softvér na prepravu dokumentov si na pracovné počítače firmy nainštalujú na diaľku zamestnanci USU, na čo využívajú internetové pripojenie ako pri každej práci na diaľku. Program dokáže fungovať aj bez internetového pripojenia s lokálnym prístupom, no pre fungovanie jedného informačného priestoru, ktorý zahŕňa všetky služby vrátane geograficky vzdialených, je jeho prítomnosť nevyhnutná. Spoločná sieť umožňuje všeobecné účtovníctvo a všeobecný nákup, čo znižuje náklady spoločnosti na organizáciu nových dodávok.
Program správy prepravných dokladov ponúka aj riadenie prístupu, prideľovanie individuálnych prihlasovacích údajov a hesiel zamestnancom, ktorí dostali povolenie viesť záznamy o svojej činnosti v programe, pričom do tohto procesu zapája služby súvisiace s prepravným procesom, čo umožňuje rýchly príjem informácií od na všetkých frontoch, čím sa zabezpečí, že program má všestranné informácie, ktoré vedú k vizualizácii skutočného stavu pracovných procesov s prihliadnutím na všetky nuansy, ktoré sa vždy vyskytujú. Program zároveň zapája pracovníkov pracovných odborov, držiteľov prevádzkových informácií, ktorí priamo pracujú s dopravou, čo umožňuje kontrolovať jej stav v aktuálnom čase. Dostupnosť programu je zaručená komfortnou navigáciou a jednoduchým rozhraním, taktiež viacužívateľským, ktoré umožňuje každému pristupovať k súbežnej údržbe pracovných záznamov bez konfliktu s ich ukladaním. Distribúcia údajov cez štruktúru je prehľadná, elektronické formuláre majú rovnaký štandard prezentácie a vypĺňania, čo urýchľuje prácu používateľov v programe a šetrí pracovný čas.
Program prepravných dokladov generuje sprievodcov a ostatnú dokumentáciu potrebnú pre chod firmy.
Automatizácia dopravnej spoločnosti nie je len nástrojom na vedenie evidencie vozidiel a vodičov, ale aj množstvom reportov užitočných pre administratívu a zamestnancov spoločnosti.
Program dopravcu vykonáva tvorbu prepravných požiadaviek, plánuje trasy a tiež kalkuluje náklady, pričom zohľadňuje viacero faktorov.
Účtovanie prepravných dokladov prostredníctvom riadiacej aplikácie dopravnej spoločnosti je hotové v priebehu niekoľkých sekúnd, čím sa znižuje čas zamestnancov strávený jednoduchými každodennými úlohami.
Carrier Accounting zvyšuje produktivitu zamestnancov tým, že vám umožňuje identifikovať najproduktívnejších zamestnancov a motivovať týchto zamestnancov.
Účtovníctvo u prepravcu zhromažďuje aktuálne informácie o zvyškoch PHM a mazív, náhradných dieloch na prepravu a ďalších dôležitých bodoch.
Účtovníctvo vozidiel a vodičov generuje vodičovi alebo akémukoľvek inému zamestnancovi osobnú kartu s možnosťou priloženia dokladov, fotografií pre pohodlie účtovníctva a personálneho oddelenia.
Dopravné a logistické spoločnosti pre zlepšenie svojho podnikania môžu začať uplatňovať účtovníctvo v organizácii dopravy prostredníctvom automatizovaného počítačového programu.
Program prepravnej spoločnosti spolu s procesmi spojenými s prepravou tovaru a kalkuláciou trasy organizuje kvalitné skladové účtovníctvo s využitím moderných skladových zariadení.
Program dopravcu zohľadňuje dôležité ukazovatele ako: náklady na parkovanie, ukazovatele PHM a iné.
Program vytvoril niekoľko databáz na spracovanie hlavných typov činností, majú tiež rovnakú štruktúru a rovnaký princíp distribúcie informácií.
Nomenklatúrny rad alebo tovarová báza obsahuje kompletný zoznam tovarových položiek, ktoré firma používa na prácu a/alebo dodanie príjemcovi, pričom všetky majú svoje číslo.
Nomenklatúrne číslo a jednotlivé obchodné charakteristiky vám umožňujú rýchlo nájsť produkt medzi tisíckami rovnakých položiek a identifikovať ho medzi ostatnými.
Pre prácu so zákazníkmi bola zriadená databáza vo formáte CRM, kde sú prezentované údaje každého z nich vrátane kontaktov, predchádzajúcich interakcií, pracovného plánu, mailingových textov.
CRM neustále monitoruje zákazníkov, identifikuje medzi nimi tých, ktorí sa prišli stretnúť, zostavuje zoznam pre každého manažéra a pravidelne im pripomína implementáciu.
CRM umožňuje manažérom zostavovať pracovné plány, podľa ktorých manažment pravidelne sleduje ich aktivity, hodnotí moment, kvalitu prevedenia, pridáva nové.
Pre zaúčtovanie pohybu tovaru program zabezpečuje jeho dokladovú evidenciu prostredníctvom faktúr, jeho zostavovanie prebieha automaticky cez nomenklatúru.
Faktúry tvoria vlastnú databázu, kde sú prezentované ich rôzne typy; pre oddelenie sa navrhuje priradiť stav každému typu a farbe, aby sa vizuálne rozdelila.
Pre zaúčtovanie dopravy program vygeneruje databázu objednávok, kde sa zhromažďujú všetky objednávky, či už dopravy alebo nie, pri registrácii dopravy sa vyplní okno objednávky, ktorá ju zaeviduje.
Všetky objednávky v databáze objednávok majú stav, ktorý označuje stupeň pripravenosti a farbu, aby manažér mohol vizuálne kontrolovať fázy prepravy nákladu.
Stavy v zákazkovej báze sa menia automaticky - ako vykonávatelia pridávajú svoje údaje do pracovných protokolov, odtiaľ program vyberá, triedi a mení ich pripravenosť.
Pre zohľadnenie stavu a zaťaženia vozidiel bola vytvorená prepravná databáza, kde sú uvedené všetky ťahače a prívesy zaradené do vozového parku s ich charakteristikami.
Prepravná databáza obsahuje informácie o každej jednotke vrátane vykonaných letov, vykonaných opráv, platnosti registračných dokladov, spotreby paliva.
Pre plánovanie dopravy bol vytvorený plán výroby, kde sú vyznačené všetky obdobia zamestnania a plánovaná údržba pre každý pracovný plán.
Štatistické účtovníctvo vám umožňuje vopred vypočítať ukazovatele pomocou nahromadených štatistík, čo vám umožní efektívne plánovať náklady, množstvo tovaru v sklade.
