CRM pre dopravcu, prezentovaný v softvéri Universal Accounting System, je najefektívnejší nástroj pre prácu so zákazníkmi - zachytávanie a uchovávanie služieb poskytovaných prepravcom, ako aj zaznamenávanie všetkých operácií vykonávaných prepravcom vo vzťahu ku konkrétnemu zákazníkovi. - iný kontakt, diskusné vlákno, podanie cenovej ponuky, zasielanie inzercie, doručenie objednávky a pod. CRM systém pre prepravnú spoločnosť je tiež spoľahlivým miestom na uloženie všetkých dokumentov, ktoré boli pre zákazníka vygenerované alebo prijaté od zákazníka v procese interakcie. Niet divu, že CRM systém je považovaný za najpohodlnejší formát pre prácu s klientmi, pretože má niekoľko funkcií, ktoré optimalizujú každodenné činnosti manažérov, minimalizujú pracovný čas na vyhľadávanie nových klientov a zasielanie návrhov bodov.
Napríklad CRM systém pre prepravnú spoločnosť pravidelne monitoruje zákazníkov s cieľom identifikovať ľudí a/alebo spoločnosti, ktoré musia pripraviť novú cenovú ponuku, aby im pripomenula ich služby, poskytla sľúbené informácie a poslala reklamné správy. Áno, áno, CRM pre dopravnú spoločnosť sa podieľa na organizácii informačných a reklamných mailingov, pre ktoré sú v CRM systéme špeciálne zabudované textové šablóny a výber vhodného textu pri príležitosti výzvy je dostatočne široký, pričom správy sa posielajú v rôznych formátoch – posielanie môže byť hromadné, individuálne a určitým skupinám zákazníkov. Kritériá prepravy určuje a definuje manažér, ktorého úlohou v dopravnej spoločnosti je zvýšiť predaj prilákaním nových zákazníkov a propagáciou služieb.
Na zasielanie správ využíva CRM systém dopravcu elektronickú komunikáciu, prezentovanú v automatizovanom systéme formou sms a e-mailu, zoznam odberateľov sa pripravuje automaticky, pričom nie sú v ňom zahrnutí zákazníci, ktorí odmietli prijímať reklamné správy, čo je zaznamenané aj v CRM systéme - v osobnom spise každého klienta. Všetci účastníci CRM systému dopravcu sú rozdelení do kategórií, klasifikáciu robí samotný dopravca, katalóg je vytvorený a pripojený k CRM, rozdelenie je založené na znakoch a kvalitách identifikovaných v procese interakcie a potrebách každý jeden. Klasifikácia v CRM umožňuje formovať cieľové skupiny, takže tú istú ponuku je možné poslať viacerým zákazníkom naraz, čo samozrejme šetrí pracovný čas manažéra, zvyšuje počet kontaktov a následne aj rozsah informácií.
Všetky odoslané texty zostávajú v systéme CRM ako súbor, takže môžete rýchlo obnoviť vlákna z predchádzajúcich odoslaní a eliminovať opakovanie. Na konci vykazovaného obdobia automatizovaný systém poskytne dopravcovi informácie o množstve a kvalite požiadaviek zákazníkov po každej zásielke, pričom vygeneruje špeciálnu správu, v ktorej bude uvedený počet zásielok, počet predplatiteľov v každej zásielke a počet hovorov, návratky, nové objednávky a zisk, ktorý z nich firma získa. Okrem toho CRM systém pre dopravcu vypracúva denný plán práce pre manažérov, berúc do úvahy výsledky sledovania a monitoruje plnenie plánu prostredníctvom neustálych pripomienok v prípade, že výsledky rokovaní nie sú zohľadnené v r. CRM. Spoločnosť dostáva aj správu o manažéroch a ich efektivite na základe údajov CRM, kde pre každého je plán práce na dané obdobie a správa o vykonaných úlohách s prihliadnutím na rozdiel medzi týmito objemami, dopravca vie vyhodnotiť produktivitu vašich zamestnancov.
Povinnosťou konateľa dopravnej spoločnosti je vykonávať výrobné činnosti v rozsahu svojej pôsobnosti a dbať na zaznamenávanie splnených úloh, ostatných operácií do elektronického pracovného denníka, ktorý sa vytvára pre každého jednotlivo a preberá zodpovednosť za informácie o spoločnosť a jej pracovné postupy v nej zverejnené. Vďaka CRM pre dopravcu dostáva vedenie spoločnosti pravidelné informácie nielen o svojich zamestnancoch, ale aj o zákazníkoch, keďže ich činnosť je evidovaná v CRM, na základe týchto údajov je možné určiť, kto prináša najväčší finančný príjem, resp. /alebo zisky. Takíto zákazníci môžu mať individualizovanú službu - vlastný cenník priložený k osobnému súboru v CRM, pričom automatizovaný systém automaticky vypočítava náklady na objednávky realizované firmou, podľa nej a bez zmätkov v cenníku, ako aj vo všetkých ostatné výpočty, vrátane časového rozlíšenia miezd za kusové práce pre zamestnancov spoločnosti využívajúcich program, za predpokladu, že ich činnosť v spoločnosti sa plne premietne do času a množstva práce a výsledkov. Všetko, čo zamestnanci spoločnosti urobia bez toho, aby to zafixovali v programe, nepodlieha navýšeniu a následne ani odmene. Vedenie spoločnosti ich teda zaväzuje k aktívnej práci v informačnej sieti.
Program dopravcu zohľadňuje dôležité ukazovatele ako: náklady na parkovanie, ukazovatele PHM a iné.
Automatizácia dopravnej spoločnosti nie je len nástrojom na vedenie evidencie vozidiel a vodičov, ale aj množstvom reportov užitočných pre administratívu a zamestnancov spoločnosti.
Účtovníctvo u prepravcu zhromažďuje aktuálne informácie o zvyškoch PHM a mazív, náhradných dieloch na prepravu a ďalších dôležitých bodoch.
Účtovanie prepravných dokladov prostredníctvom riadiacej aplikácie dopravnej spoločnosti je hotové v priebehu niekoľkých sekúnd, čím sa znižuje čas zamestnancov strávený jednoduchými každodennými úlohami.
Program prepravných dokladov generuje sprievodcov a ostatnú dokumentáciu potrebnú pre chod firmy.
Dopravné a logistické spoločnosti pre zlepšenie svojho podnikania môžu začať uplatňovať účtovníctvo v organizácii dopravy prostredníctvom automatizovaného počítačového programu.
Účtovníctvo vozidiel a vodičov generuje vodičovi alebo akémukoľvek inému zamestnancovi osobnú kartu s možnosťou priloženia dokladov, fotografií pre pohodlie účtovníctva a personálneho oddelenia.
Carrier Accounting zvyšuje produktivitu zamestnancov tým, že vám umožňuje identifikovať najproduktívnejších zamestnancov a motivovať týchto zamestnancov.
Program dopravcu vykonáva tvorbu prepravných požiadaviek, plánuje trasy a tiež kalkuluje náklady, pričom zohľadňuje viacero faktorov.
Program prepravnej spoločnosti spolu s procesmi spojenými s prepravou tovaru a kalkuláciou trasy organizuje kvalitné skladové účtovníctvo s využitím moderných skladových zariadení.
Okrem CRM obsahuje program ďalšie databázy, všetky s rovnakou štruktúrou prezentácie informácií, čo zjednodušuje prácu používateľa a šetrí čas.
Štruktúra prezentácie informácií je nasledovná: v hornej časti obrazovky je všeobecný zoznam pozícií, v dolnej časti je séria záložiek s podrobnosťami o vybranej pozícii.
Z najvýznamnejších databáz sú prezentované nomenklatúrne rady, databáza vozidiel, databáza vodičov, databáza faktúr a databáza objednávok, každá s vlastnou klasifikáciou.
Prepravná databáza obsahuje kompletné informácie o každom vozidle, ktoré je v súvahe spoločnosti - zvlášť pre ťahač a príves pre účtovné použitie.
V osobnom spise každej prepravy je jej popis - značka a model, druh paliva a normovaná spotreba, rýchlosť, nosnosť, rok výroby, najazdené kilometre, opravárenské práce.
Táto databáza obsahuje okrem popisu technického stavu aj zoznam dokladov súvisiacich s evidenciou vozidla, bez ktorých nie je možné vykonávať úkony.
Automatizovaný systém nezávisle monitoruje platnosť každého dokumentu a promptne upozorní zodpovednú osobu na potrebu výmeny, preregistrácie.
Rovnaká kontrola platnosti vodičského preukazu je organizovaná v databáze vodičov, sú tu zverejnené aj informácie o kvalifikácii, pracovných skúsenostiach a splnených úlohách.
Prepravná databáza obsahuje zoznam jázd jednotlivých dopravných jednotiek za obdobie práce v podniku, pričom skutočné náklady sú uvedené pri realizácii trasy.
Sortiment nomenklatúry zahŕňa kompletný sortiment výrobkov vrátane pohonných hmôt, ktoré spoločnosť používa pri vykonávaní dopravných činností a pre iné potreby.
V rámci nomenklatúry sú všetky tovarové položky rozdelené do kategórií pre jednoduché vyhľadávanie podľa názvov podľa katalógu so všeobecne akceptovanou klasifikáciou zabudovanou v systéme.
Všetky komoditné položky majú svoje vlastné charakteristiky, podľa ktorých ich možno rýchlo identifikovať pri výbere zo stoviek podobných a podobne pomenovaných komodít.
Akýkoľvek pohyb tovaru sa eviduje pomocou dodacích listov, ktorých zostavovanie prebieha automaticky - zamestnanec uvedie názov, množstvo, základ.
Skladové účtovníctvo, ktoré funguje v súčasnosti, automaticky odpočítava prevedený tovar zo zostatku podľa faktúry a upozorňuje na aktuálne stavy, finalizáciu produktov.
Pre každý typ vykonanej práce spoločnosť dostáva pravidelné správy s analýzou jej výsledkov, čo pomáha identifikovať faktory, ktoré negatívne ovplyvňujú ziskovú maržu.
