CRM čistiaci systém je efektívnym nástrojom pre optimálnu organizáciu obchodných procesov v spoločnosti, ktorá ponúka upratovacie služby pre bytové, komerčné, obchodné, priemyselné priestory a pod. Bohužiaľ, nie všetci vedúci organizácií v tejto špecializácii tomu plne rozumejú. Mnoho ľudí verí, že upratovanie si nevyžaduje investície do IT technológií (vrátane CRM), pretože využíva málo kvalifikovanú pracovnú silu a neposkytuje obzvlášť vysokú ziskovosť. Upratovacie služby zároveň nie sú na prvý pohľad flexibilné v terminológii marketérov. To znamená, že potreba vyčistiť priestory nezávisí najmä od rôznych momentálnych faktorov (nedostatok peňazí, času, túžby atď.). Čistenie možno o pár dní odložiť, no nemožno ho úplne odmietnuť. Stále to musíte urobiť. Preto podľa niektorých vedúcich pracovníkov upratovania nemá zmysel investovať veľa peňazí a úsilia na udržanie zákazníkov a udržiavanie dobrých dlhodobých vzťahov s nimi. Tu je však potrebné počítať so stále intenzívnejšou konkurenciou na trhu s upratovaním. Preto je dnes CRM program upratovacích služieb jednoducho nevyhnutný v každej spoločnosti, ktorá má v úmysle rásť a rozvíjať sa na tomto konkrétnom trhu.
USU-Soft predstavuje svoj vlastný jedinečný CRM program na optimalizáciu procesov riadenia a účtovníctva. Rozhranie je vizuálne a logicky usporiadané; aj neskúsený používateľ si môže rýchlo zvyknúť a začať pracovať v praxi. Keďže spokojnosť s kvalitou upratovania a lojalita zákazníkov sú kľúčovými faktormi pri návrate do vašej upratovacej firmy (a pokiaľ možno stálym zákazníkom), v centre pozornosti sú funkcie CRM v systéme. Databáza zákazníkov požadujúcich upratovacie práce uchováva aktuálne kontaktné údaje, ako aj kompletnú históriu vzťahu s každým zákazníkom. V databáze je možné nakonfigurovať samostatné stránky pre účtovanie zvlášť pre fyzické a právnické osoby, ako aj podrobnú klasifikáciu obsluhovaných zariadení (podľa účelu, oblasti, lokality v rámci osady, pravidelnosti upratovania, podľa osobitných podmienok a požiadavky zákazníka a pod.). V prípade potreby je možné pre každého aktuálneho klienta udržiavať špeciálny plán čistenia so začiarknutím pri dokončení ďalšej položky zoznamu akcií.
CRM čistiaci systém umožňuje neustále sledovanie rozpracovaných objednávok vrátane kontroly termínov a dochvíľnosti platieb a pod. Pre väčšiu interakciu je tu možnosť vytvorenia automatického hromadného odosielania SMS správ, ako aj generovania jednotlivých správ o urgentných problémoch. Štandardné dokumenty (štandardné zmluvy, objednávkové formuláre, platobné faktúry atď.) sú automaticky generované a vyplnené CRM systémom. Program CRM je univerzálny a poskytuje účtovníctvo a správu širokého spektra upratovacích služieb pre neobmedzený počet obsluhovaných objektov a pobočiek spoločnosti. Skladové účtovníctvo vám umožňuje mať kedykoľvek presné údaje o zásobách pracích prostriedkov, náradia a spotrebného materiálu. Účtovná závierka poskytuje manažmentu operatívne údaje o prítomnosti a pohybe peňažných prostriedkov na účtoch spoločnosti a v hotovosti, existujúcich pohľadávkach, bežných výdavkoch a príjmoch atď. Systém riadenia upratovania CRM umožňuje prísnu kontrolu zákaziek z hľadiska času, kvality a dodatočných podmienok. Program CRM bol vyvinutý odborníkmi a je v súlade s právnymi normami a požiadavkami, ako aj modernými IT štandardmi.
Účtovníctvo a vedenie sa vykonáva pre neobmedzený rozsah upratovacích služieb, ako aj pre ľubovoľný počet vzdialených pobočiek a obsluhovaných zariadení. Nastavenia CRM systému sa robia s prihliadnutím na špecifiká klientskej spoločnosti. Nástroje CRM programu zabezpečujú čo najužšiu interakciu so zákazníkmi, presné zúčtovanie ich požiadaviek a želaní týkajúcich sa upratovacích služieb. V databáze zákazníkov sú uložené aktuálne kontaktné informácie a podrobná história vzťahu s každým zákazníkom (dátumy a trvanie zmlúv, sumy, popisy čistiacich predmetov, pravidelnosť objednávok a pod.). CRM systém automaticky monitoruje všetky platné objednávky zadané do databázy v súlade s realizačnými a platobnými podmienkami, kontrolou kvality služieb a spokojnosťou zákazníkov s vykonanými upratovacími prácami. Pre úsporu času a zníženie záťaže zamestnancov rutinnými operáciami sa dokumenty so štandardizovanou štruktúrou (zmluvy, formuláre, úkony, špecifikácie a pod.) vypĺňajú automaticky podľa šablón, ktoré sú súčasťou CRM systému. Nástroje skladového účtovníctva automatizujú procesy príjmu tovaru a spracovania sprievodných dokladov prostredníctvom integrácie čítačiek čiarových kódov, terminálov na zber dát a pod.
Vďaka aplikácii CRM môžu manažéri kedykoľvek získať presné údaje o dostupnosti čistiacich prostriedkov, vstupov, zariadení atď. CRM systém je možné nakonfigurovať s elektronickými formulármi na výpočet rôznych čistiacich služieb (odhady sa automaticky prepočítajú, ak sa zmenia nákupné ceny použitých nástrojov a materiálov). Manažérske reporty v rámci aplikácie CRM umožňujú vytvárať modely, grafy, reporty o štatistikách objednávok, pravidelnosti hovorov od určitých zákazníkov upratovacích služieb, najobľúbenejších a žiadaných službách atď.
Manažment má možnosť na základe dostupných informácií analyzovať výkonnosť jednotlivých divízií, pobočiek, jednotlivých zamestnancov, kalkulovať mzdové čiastky a materiálne stimuly pre špičkových zamestnancov. Integrované účtovné nástroje zabezpečujú operatívne riadenie cash flow, kontrolu nad načasovaním zúčtovania s dodávateľmi a odberateľmi zákaziek upratovania, sledovanie príjmov a výdavkov spoločnosti atď. V dodatočnej objednávke sú do CRM systému integrované mobilné CRM aplikácie pre zákazníkov a zamestnancov, čím je zabezpečená užšia a obojstranne výhodná spolupráca.
