Účtovníctvo upratovacej firmy vedie program USU-Soft, ktorý špecialisti nainštalovali prostredníctvom vzdialeného prístupu cez internetové pripojenie. Výhodou takéhoto účtovníctva je jeho efektívnosť a efektívnosť. Prvý zaručuje úplnosť pokrytia údajov vďaka jeho prepojeniu, druhý - rýchlosť výmeny informácií, vypočítaná v zlomkoch sekundy. Upratovacia firma, ktorá sa rozhodla pre inštaláciu programu automatizácie účtovníctva upratovacej firmy, získava zvýšenie zisku zvýšením objemu poskytovaných služieb, čím sa zvýši produktivita práce, zrýchli procesy, prípadne znížia personálne náklady, keďže mnohé z jej funkcií bude vykonávať automatizovaný účtovný systém. Upratovacia spoločnosť, ktorá sa rozhodla nainštalovať softvér, je vysoko konkurencieschopná v porovnaní s upratovacími spoločnosťami, ktoré tradične vedú záznamy. Účtovníctvo upratovacej firmy prebieha v aktuálnom časovom režime, takže akékoľvek zmeny v upratovacej firme sa okamžite prejavia v účtovnom programe upratovacej firmy, keďže rýchlosť výmeny informácií takýto výpis umožňuje. Práca v upratovacej spoločnosti spočíva v prijímaní žiadostí o poskytovanie upratovacích služieb, ich realizácii, získavaní a udržaní zákazníkov, poskytovaní finančných prostriedkov a materiálu personálu potrebným na vykonanie objednaných prác.
A všetky procesy musia podliehať účtovníctvu, aby bolo možné kontrolovať náklady upratovacej spoločnosti, hľadať spôsoby na zníženie nákladov a zároveň pracovať na hľadaní ďalších nových rezervácií, keď budú k dispozícii rovnaké zdroje. A v tomto účtovnom programe upratovacej firmy veľmi pomáha kompletná analýza upratovacej firmy vo všetkých jej typoch a aplikačných bodoch. Analýza sa vykonáva automaticky na konci každého reportovacieho obdobia, čo umožňuje sledovať dynamický vývoj ukazovateľov, ako aj identifikovať nové trendy v ich správaní (pozitívne aj negatívne). Prvý z nich bude všemožne podporovaný a pri druhom sa budú vykonávať činnosti na chybách, čo pomáha v ďalšom období minimalizovať ich vplyv na výrobný proces a samozrejme na zisk. Systém umožňuje evidovať všetky pracovné operácie vykonávané užívateľmi a podľa ich objemu vypočítať mzdy za kusové práce, čo následne zvyšuje aktivitu personálu prijímaného do programu na sledovanie vlastných činností v rámci existujúcich povinností. Táto skutočnosť naznačuje, že softvér vykonáva automatické výpočty. To zvyšuje rýchlosť a presnosť týchto postupov.
Automatické výpočty zahŕňajú nielen kusové mzdy, ale aj výpočet nákladov na priebežnú objednávku pred a po vykonaní, aby sa zistil nesúlad medzi normalizovanými a skutočnými ukazovateľmi a našiel sa prípadný dôvod. To vám umožní zefektívniť vaše obchodné kroky, znížiť priepasť medzi skutočnosťou a plánom a optimalizovať odchýlky v riadkových položkách. Spolu s výpočtom nákladovej ceny prebieha simultánny výpočet zisku získaného z každej aplikácie a analýza dokončených objednávok ukazuje, ktoré služby sú veľmi žiadané, ktoré sú ziskovejšie. V takom prípade by ste si mali preštudovať cenovú politiku. Na výpočet ceny objednávky sa používajú cenníky, ktorých počet môže byť neobmedzený a každý zákazník môže mať svoj osobný. Systém jednoducho rozlišuje medzi cenníkmi a zákazníkmi, ktorým sú ponúkané, vypočíta cenu zákazky striktne podľa údajov prezentovaných pracovníkom zákazníka.
Výpočet ceny prebieha súbežne s registráciou objednávky – keďže prevádzkovateľ vyberá v klasifikátore služieb tie, ktoré tvoria obsah objednávky. Po vyplnení formulára žiadosti sa vytlačí potvrdenie, ktoré obsahuje úplný zoznam služieb, ktoré musí organizácia poskytnúť, so samostatnou cenou za každú a konečnou celkovou sumou, ktorú treba zaplatiť. Vyplnením formulára žiadosti získate kompletný balík dokumentov k žiadosti, ktoré sa automaticky generujú s prihliadnutím na údaje zadané vo formulári. Takto vyhotovené doklady sú presné a obsahujú všetky potrebné náležitosti, v súlade s úradne schváleným formátom, zahŕňajú doklady od účtovných oddelení oboch strán, ako aj špecifikácie zákazky, podľa ktorých sa vydávajú finančné prostriedky a materiály na zabezpečenie ich Realizácie. Účtenka obsahuje nielen údaje o kalkulácii, ale aj dátum, kedy je objednávka pripravená. Pravidelná analýza súčasných pracovných procesov zlepšuje kvalitu manažérskeho účtovníctva, optimalizuje finančné účtovníctvo identifikáciou neproduktívnych nákladov a iných výdavkov. Účtovanie zásob sa vykonáva prostredníctvom nomenklatúry, ktorá obsahuje celý sortiment použitých výrobkov; každá položka má skladové číslo. Pohyb tovarových položiek sa účtuje prostredníctvom automaticky zostavovaných faktúr, z ktorých sa vytvára vlastná databáza, ako aj objekt analýzy dopytu po tovare.
Faktúry v databáze sú rozdelené podľa typu presunu zásob, každá má priradený stav a farbu, čo umožňuje vizuálne odlíšiť narastajúci objem dokumentácie. Položky tovaru v nomenklatúre sú rozdelené do kategórií podľa všeobecne uznávanej klasifikácie, ich katalóg je priložený, čo prispieva k rýchlemu vyhľadaniu tovaru a vyhotoveniu faktúry. Rovnako ako iné typy účtovníctva, aj skladové účtovníctvo funguje na aktuálnom čase a pri presune do práce automaticky odpisuje produkty zo súvahy. Vďaka skladovej účtovníckej práci v tomto formáte dostane upratovacia firma vždy presné informácie o stave zásob. Rovnako upratovacia firma dostane operatívnu správu o hotovostných zostatkoch na každom hotovostnom alebo bankovom účte spolu s podrobným záznamom transakcií a vyúčtovaním. Účtovanie vzťahov so zákazníkmi sa vykonáva v databáze jednej protistrany, ktorá je vo formáte CRM; to umožňuje zvýšiť efektivitu interakcie vďaka pravidelnosti.
Systém je vhodným miestom na ukladanie informácií o každom klientovi, monitorovanie klientov a generovanie denných pracovných plánov pre zamestnancov, ako aj sledovanie vykonávania. Databáza dodávateľov má tiež klasifikáciu do kategórií stanovených upratovacou spoločnosťou; je priložený váš katalóg a to vám umožňuje vytvárať cieľové skupiny zákazníkov. Pre udržanie pravidelného vzťahu funguje elektronická komunikácia formou e-mailu a SMS – slúži na automatické informovanie o pripravenosti objednávky. Účtovný program upratovacej spoločnosti nemá žiadny mesačný poplatok; má určitý súbor funkcií a služieb; môžu byť rozšírené za príplatok, pričom náklady na funkčnosť sú fixné. Program má mobilnú verziu na platforme Android, zatiaľ čo stacionárna verzia funguje len na operačnom systéme Windows, čo nenarúša tímovú prácu.
