Mnohé ambulancie sa okrem veľkého toku návštevníkov stretávajú s problémom nedostatku času kvôli potrebe spracovávať a organizovať veľké množstvo informácií. Je tiež potrebné viesť záznamy o vašich návštevách a telefonátoch iných lekárov, aby bolo možné vykonať úplné a komplexné vyšetrenie a predpísať účinnú liečbu. V súčasnosti sa väčšina organizácií poskytujúcich lekárske služby po celom svete posúva smerom k automatizovaným programom elektronického účtovníctva anamnézy, pretože je oveľa dôležitejšie a čestnejšie urobiť viac práce za kratší čas. Tento problém zaujal najmä veľké kliniky, pre ktoré sa programy automatizácie elektronického účtovníctva anamnézy stali otázkou prežitia na trhu zdravotníckych služieb. To ovplyvnilo najmä udržiavanie jednej databázy pacientov (najmä udržiavanie elektronickej anamnézy každého návštevníka). Okrem toho bol potrebný elektronický účtovný program pre anamnézu, nástroj, ktorý by umožnil ukladať informácie zadané zamestnancami z rôznych oddelení kliniky (napríklad anamnéza návštevníkov) a v prípade potreby vykonávať kontrolu prostredníctvom analýzy informácií o aktivity spoločnosti prijímať kvalitné manažérske rozhodnutia. Zástupcovia niektorých spoločností sa pokúšajú stiahnuť z internetu program na automatizáciu elektronického účtovníctva anamnézy. Ale v takýchto prípadoch by ste mali vždy pochopiť, že si nebudete môcť stiahnuť vhodný kvalitný obchodný program na správu elektronickej anamnézy.
Samozrejme, môžete uchovávať záznamy v programe elektronickej správy anamnézy, ktorý ste si mohli stiahnuť, robíte to však na vlastné riziko. Po prvé, tieto programy elektronického sledovania anamnézy neponúkajú možnosť „technickej podpory“. Po druhé, vždy existuje možnosť, že všetky elektronické informácie zhromaždené a zadané vašimi zamestnancami počas dlhého časového obdobia by sa mohli veľmi rýchlo stratiť v prípade zlyhania počítača v takýchto programoch elektronického sledovania anamnézy. V tomto prípade vám nikto nedá záruku na jeho obnovu. Preto sa odporúča nepoužívať programy na kontrolu elektronického účtovníctva anamnézy, ktoré sa dajú voľne stiahnuť z internetu. Pre firemných klientov bol vytvorený program elektronického účtovníctva histórie USU-Soft, ktorý sa osvedčil na kazašskom a zahraničnom trhu ako kvalitný produkt programu na správu elektronickej histórie.
Motivujte svojich zákazníkov, aby ohodnotili služby, ktoré používajú vo vašom programe na správu elektronickej histórie. Väčšinu času sú verní zákazníci ochotní poskytnúť vám spätnú väzbu. To znamená, že konečný obraz spokojnosti pacienta je často jednorozmerný. Efektívny spôsob, ako dosiahnuť, aby zákazníci nielen ocenili kvalitu služby, ale aby sa k vám aj vrátili, je povedať im na začiatku služby, že pri ďalšej návšteve dávate vždy zľavu 10%, ak zákazník na na konci návštevy hodnotí kvalitu služby. Zmerajte počet zákazníkov, ktorí odmietajú recenziu. Zákazník, ktorý nie je spokojný s vašou službou, s najväčšou pravdepodobnosťou nestlačí žiadne tlačidlo ani nepošle textovú správu, ktorú dostanete v programe. S najväčšou pravdepodobnosťou bude „hlasovať nohami“ (zostane ticho, ale už k vám nepríde). Je teda veľmi dôležité merať nielen počet pozitívnych či negatívnych recenzií, ale aj počet návštev, pri ktorých ľudia nechceli strácať čas a emócie na spätnú väzbu. Práve počet neohodnotených návštev udáva mieru nelojálnosti zákazníkov. Okamžite reagujte na nespokojnosť zákazníka. Negatívna spätná väzba od zákazníkov neznamená nelojálnosť zákazníkov. Zákazník vynakladaním energie na demonštráciu nespokojnosti dáva najčastejšie najavo, že sa z vás celkom nesklamal a verí, že bude vypočutý a príčina jeho nespokojnosti bude odstránená. Urobte všetko pre nápravu problému a po vyriešení osobne pozvite zákazníka, aby sa vrátil a vyhodnotil zmeny. Program na to poskytuje nástroj.
Mnohí manažéri sa obávajú relatívne nízkej návratnosti od zákazníkov. Percento zaregistrovaných klientov môže byť katastrofálne nízke, čo je dôvod, prečo nie je dostatok primárnych klientov na vyplnenie „medzer“ v rozvrhu, alebo prečo profesionáli sedia a nič nerobia. Prichádzate o príjem a samozrejme aj o zisk. Samozrejme, na identifikáciu príčin nízkej miery zápisu je potrebné analyzovať mnohé ukazovatele, v prvom rade odhadnúť rovnaké percento konzultácií.
Často je skutočným dôvodom nízkych opakovaných návštev zákazníkov to, že pacient jednoducho nedostal túto príležitosť v čase platby. Administrátor mlčal, lebo „keby to pacient chcel, tak by si to vypýtal“ alebo v bežnom živote by jednoducho zabudol alebo sa „nachytal“. Ako v tomto prípade znížiť straty? Asistentom tu môžu byť takzvané „predajné skripty“. Program USU-Soft má funkciu, ktorá tento proces uľahčuje. Keď sa zákazník odhlási, správca dostane „pripomenutie“ s ponukou pre zákazníka, či má ponúknuť súvisiace produkty alebo preplánovať služby. Budete prekvapení, ale táto funkcia samotná môže znížiť „medzery“ vo vašom rozvrhu o 30 – 60 %! Použite aplikáciu a vychutnajte si skvelú prácu svojho podnikania!