Softvér prekladateľskej agentúry je na dnešnom konkurenčnom trhu viac nevyhnutnosťou ako luxusom. Konkurencia medzi jazykovými agentúrami a prekladateľskými agentúrami je vysoká. Preto poskytovanie služieb musí byť na úrovni. Vedenie záznamov pomocou automatizovaného softvéru priťahuje zákazníkov na zlepšenie kvality služieb z niekoľkých dôvodov. Zefektívňuje sa administratívna práca úradu, kontrola prebieha vo všetkých smeroch. Profesionálny program s názvom USU Software zlepšuje pracovné procesy, umožňuje zaviesť riadenie a finančnú kontrolu.
Používateľské rozhranie pokročilého softvéru pre prekladateľské agentúry je jednoduché a ľahko sa používa. Tento systém je rozdelený do troch častí, ktoré sa nazývajú „Referenčné knihy“, „Moduly“ a „Správy“. Sekcia „Referenčné knihy“ obsahuje nomenklatúru, údaje o cenách služieb, zákaznícku základňu s informáciami o požiadavkách a počte telefonátov do centrály spoločnosti. Sekcia „Správy“ predstavuje rôzne typy dokumentácie správ, vrátane miezd zamestnancov, platieb za tlmočenie a preklady, počtu hodín vyučovania, výpočtov príjmov a výdavkov, ziskového podnikania. Špeciálny softvér pre prekladateľské centrum je nakonfigurovaný s ohľadom na individuálne charakteristiky agentúry. Objednávky sa zadávajú na moduly. Systém otvorí vyhľadávanie údajov a zobrazí zaregistrovaný dokument. Ak chcete zadať novú objednávku, jednoducho použite možnosť „Pridať“. Zákazníkom sú registrované užívateľské údaje zo zákazníckej základne. Zákazníka je možné nájsť podľa prvých písmen. Ostatné informácie sa vypĺňajú automaticky vrátane čísel, stavu softvéru, dátumu vykonania, mena vykonávateľa. Požadované podujatia sú uvedené v programe v sekcii služby. Výber sa robí z cenníka. V prípade potreby uveďte zľavu alebo príplatok v závislosti od naliehavosti úlohy. Preklady sa počítajú podľa počtu strán alebo jednotiek názvov pracovných pozícií.
Samostatný softvér pre prekladateľské centrum má nastavenie na uchovávanie tlmočníckych záznamov. Prekladatelia sú klasifikovaní podľa kategórií prekladu a simultánneho prekladu, výkonu jazykových úloh zvuku a videa a typov jazykov. Vytvára sa aj zoznam zamestnancov a samostatne zárobkovo činných osôb v agentúre. Objem vykonanej práce sa zaznamenáva pre každého zamestnanca v samostatnom výkaze. Okrem počtu obsluhovaných zákazníkov sú zahrnuté aj informácie o kvalite prevedenia a spätná väzba od zákazníkov. Systém jazykového centra zabezpečuje dostupnosť formulárov pre učiteľov a študentov jazykových kurzov. Pomocou pohodlných tabuľkových formulárov je možné doplniť rozvrh hodín navštevovaných študentmi kurzov. Špeciálny softvér s prehľadmi zobrazuje celý zoznam úloh každého zamestnanca. Členovia tímu vidia plán v správnom čase. Systém jazykového centra má nastavenie pre manažéra. Proces kontroly vykonávania je zjednodušený. Riaditeľ prekladateľskej agentúry neustále vidí prácu personálu, finančné toky, frekvenčné hodnotenia, marketingové operácie. Formát správy sa zobrazuje v mriežkach, grafoch a diagramoch.
Táto aplikácia pre prekladateľské agentúry vám umožňuje vykonávať interné zúčtovanie hotovosti pre zamestnancov a samostatne vytvárať doklady o platbách pre klientov. Po prijatí platby sa vytlačí potvrdenie a odovzdá sa zákazníkovi. Pri registrácii žiadosti o službu sa vedie evidencia tržieb o úhrade a zároveň sa vystavuje výdavok na úhradu výkonných umelcov za plnenie úloh. Súbory si môžete uložiť na neskoršie rýchle vyhľadanie. Softvér USU je univerzálny vo svojich schopnostiach. Vhodné pre použitie v malých aj veľkých jazykových centrách, prekladateľských agentúrach.
Aplikáciu prekladateľskej agentúry môžu používať zamestnanci s prístupovými právami, konfigurácia sa vykonáva podľa uváženia manažéra. Každý zamestnanec dostane individuálne prihlasovacie meno a bezpečnostné heslo. Na systéme súčasne pracuje neobmedzený počet používateľov. Program je prispôsobený podľa požiadaviek zákazníka podľa preferencií farebného prevedenia. Registrácia návštevníkov a zamestnancov kancelárie je možná v akomkoľvek objeme. Databázy uchovávajú informácie o potrebných kategóriách, telefónnych číslach, adresách, vyučovacom a vyučovacom jazyku, vzdelaní a iných typoch.
Zadania sa distribuujú rýchlo, pričom sa berú do úvahy požiadavky aplikácie. Softvér má možnosť vykonávať hotovostné zúčtovanie pre prevody v akejkoľvek mene. Aplikácia je nakonfigurovaná tak, aby fungovala v rôznych jazykoch, ale v jednom alebo viacerých súčasne. Formuláre prehľadov analyzujú potenciálnych zákazníkov podľa reklamnej aktivity, prílevu návštevníkov, výdavkov a príjmov.
Pomocou systému prekladateľského centra sa zjednodušuje proces inventarizácie jazykových kancelárií a iných zariadení, informácie sa ukladajú do spisovej základne. Pri finalizácii objednávky je možné v mene prekladateľskej agentúry zaslať SMS správu s informáciou o dostupnosti. Okrem základnej konfigurácie sú poskytované aplikácie pre objednávky exkluzivity, telefonovanie, integráciu lokality a video dohľad. Agentúra musí byť schopná ponúknuť špeciálny mobilný softvér pre bežných návštevníkov a zamestnancov. Platba za základnú konfiguráciu programu sa uskutočňuje iba raz, bez ďalších mesačných platieb.
